10 Tips Bekerja Sama dalam Tim secara Efektif

 

 Halo agan dan sista!
Buat yang belum tau ane, kenalin, ane Maya Arvini. Ane profesional (aka wanita karir) yang hobi bagi-bagi ilmu dan pengalaman. Buat yang pengen tahu siapa ane, silahkan buka link ini. Selama beberapa minggu ane udah nulis beberapa tips karir buat agan dan sista. Thread ane sebelumnya membahas tentang cara tepat mengatasi konflik di kantor. Yang belum baca silahkan buka link ini.
Thread kali ini, ane bakal ngebahas tentang
10 Tips Bekerja Sama dalam Tim secara Efektif”
Agan dan sista yang baca thread ane ini, ane jamin pasti pernah kerja dalam tim kan? Entah kerja kelompok jaman masih sekolah dulu atau kerja bareng rekan kerja di kantor. Kerja dalam tim hal yang gak mudah, biasanya buat orang-orang yang suka kerja sendirian. Ada alasan kenapa orang lebih suka kerja sendirian, biasanya buat anak-anak pinter nih. Anak pinter biasanya punya kecepatan mengerjakan tugas yang berbeda dengan kebanyakan orang lain, selain itu anak pinter biasanya rajin dan pekerja keras. Jadi biasanya suka bete kalau bekerja dalam tim karena yang namanya tim itu pasti macem-macem sifat anggota tim, dari ada yang males, yang nyantai atau bahkan gak ada keinginan buat bareng-bareng kerjain tugas aka senasib sependeritaan . Di lain sisi, untuk orang-orang lain banyak juga yang seneng kerja bareng dalam tim, ini alasannya bisa macem-macem. Buat ane, kerja sendiri atau kerja dalam tim, apalagi suatu keharusan, ane pasti akan jalankan sebaik-baiknya. Apalagi jika berhubungan dengan pekerjaan, prinsip yang ane pegang itu bahwa kerja kita tidak boleh tergantung oleh orang lain, jadi baik kerja sendiri ataupun kerja dalam tim harus sama baiknya.
Biasanya ketika bekerja sama dalam tim, pastinya masing-masing anggota tim perlu menyesuaikan diri satu sama lain sehingga kekompakan tim bisa tercapai. Syarat dari keberhasilan suatu tim itu sudah pasti tim yang kompak. Sebelum membentuk tim yang kompak, gak peduli kita sebagai ketua tim atau anggota tim, kita perlu tahu dulu alasan kenapa kita perlu bekerja sama dalam tim, kenapa sih gak sendiri aja? Soalnya kan gak gampang kerja sama dengan orang lain apalagi jika anggota timnya banyak. Nah kira-kira apa keuntungannya kita bekerja sama dalam satu tim?1. Meningkatkan moral dan semangat dimana anggota tim bisa saling bantu .

Ketika kita kesulitan sewaktu bekerja sendirian biasanya kita akan minta bantuan ke bos kita. Tapi kalau kita bekerja dalam tim, demi untuk menyukseskan tim, masing-masing anggota yang mengerti bahwa tim tersebut dibentuk untuk mencapai tujuan bersama, pastinya akan saling bantu anggota tim. Jadi kalau agan kesulitan, jangan segan-segan agan bertanya dan meminta bantuan, apakah itu ke ketua tim atau pun ke anggota tim yang lain. Dan sebaliknya jika ada rekan agan dalam tim yang sama kesulitan dan meminta bantuan agan, agan juga bantu harus bantu. Dengan demikian kekompakan tim bisa tercipta.

Quote:“Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success.” –Henry Ford

2. Meningkatkan efektivitas dan produktivitas

Sumber: http://fergusonvalues.com/wp-content...zle-pieces.jpg

Sumber: http://fergusonvalues.com/wp-content…zle-pieces.jpg

Ketika bekerja dalam tim, masing-masing anggota tim akan memiliki peranan dan tanggung jawab yang harus diselesaikan. Dan alasan kita bekerja dalam tim sebenarnya untuk mencapai sinergi. Semua orang pasti punya kelemahan. Seseorang itu tidak mungkin hebat di segala hal sehingga ketika bekerja dalam tim, masing-masing anggota tim diharapkan akan saling melengkapi.

Efektivitas akan tercapai karena masing-masing peranan anggota tim yang berbeda-beda. Dan produktivitas akan tercapai karena masing-masing anggota tim akan memiliki rasa bertanggung jawab terhadap peranan masing-masing. Tanggung jawab yang dimaksud adalah keinginan dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepadanya.

3. Learning curve (kurva pembelajaran)

Learning curve atau kurva pembelajaran yang dimaksud disini adalah masing-masing anggota tim belajar satu sama lain. Ane inget sewaktu bekerja sama dalam tim besar di Microsoft dulu, kita bikin kepanitiaan untuk acara teknologi yang rencananya untuk mengundang 1.000 orang, dimana kepanitiaannnya sendiri berjumlah hampir 50 orang. Sewaktu di kepanitiaan itu, ane belajar untuk berhadapan dengan berbagai jenis orang. Ane juga Belajar untuk mengatur waktu dengan baik, karena walau kita bekerja sama dalam tim untuk kepanitiaan, pekerjaan kita yang lain tetap jalan. Waktu itu kebetulan ada beberapa acara jalan bersamaan, akhirnya ane belajar gak hanya mengatur waktu dan tugas dengan baik tetapi ane juga belajar untuk bisa delegasi beberapa tugas ke temen-temen yang lain.

Di tempat kerja, merupakan hal yang umum bahwa ketika kita mengerjakan pekerjaan kita, kita harus berinteraksi dengan rekan-rekan kerja lain. Apakah itu tim dalam satu departemen yang sama, atau beda departemen. Dalam tim, akan selalu ada ketua tim, apakah ketua/leader ini ditunjuk secara formal atau pun tidak. Yang mana pun peranan kita, apakah itu anggota tim atau pun ketua tim, kita harus bisa melaksanakan dengan baik. Dan sebaliknya jika kita bukan ketua tim, jangan lah kita bertindak seolah-olah kita ketua tim.

Mana yang enak, jadi ketua tim atau anggota tim ?

Menurut ane sama aja, karena untuk jadi ketua tim tanggung jawabnya tidak mudah. Ketua tidak hanya harus bertanggung jawab untuk memastikan semua bagian-bagian yang dikerjakan anggotanya beres dan lancar, selain itu jika terjadi konflik, ketua yang bertanggung jawab harus membereskan pekerjaan tim. Dan kalau ada hal-hal yang dikerjain anggota dan gak beres-beres, ketua yang harus ikut turun tangan.

Sekarang gimana sih caranya kerja sama dalam tim? Berikut, 10 tips Bekerja sama dalam Tim Secara Efektif.

1. Tahu tujuan dibentuk tim dan ekspektasi perusahaan terhadap kita sebagai anggota tim

Pertama dan paling penting, tim harus punya tujuan yang sama dan jelas. Masing-masing anggota tim harus benar-benar ngerti tentang tujuan tim dan punya komitmen penuh dengan tujuan tersebut. Tujuan yang jelas diperlukan supaya masing-masing anggota tahu harus ngapain untuk mencapai tujuan itu. Kalau perlu tulis tujuan itu di atas kertas supaya tiap anggota selalu inget. Tujuan yang jelas juga dipakai buat menyamakan ekspektasi tim jadi konflik antar anggota tim gara-gara beda ekspektasi dapat dihindari. Sehingga tim jadi lebih efektif dan produktif. Misalnya, tim ini dibentuk sebagai kepanitiaan untuk menyelenggarakan suatu acara. Dimana jelas, acara tersebut akan diselenggarakan dengan tujuan apa, berapa banyak anggota tim yang dibutuhkan, dan masing-masing peranannya apa.

2. Tak kenal maka tak sayang

Ini ibarat pepatah lama yang ga akan pernah basi. Dimanapun kita berada dan bekerja, hubungan kita dengan anggota tim lain sangat penting. Untuk mencapai kekompakan tim kita harus saling kenal dengan satu sama lain dengan baik. Diawali dengan kenalan biasa untuk kemudian sebisa mungkin akrab sehingga kekompakan bisa tercipta.

Sumber: http://evolvedemployer.com/wp-conten...edemployer.jpg

Sumber: http://evolvedemployer.com/wp-conten…edemployer.jpg

3. Berkomunikasi dengan terbuka, jujur dan saling respek terhadap sesama anggota tim

Artinya jika ada yang ingin disampaikan ke sesama anggota tim hendaknya disampaikan secara terbuka, jujur, jangan lupa saling menghargai satu sama lain alias tidak kasar . Komunikasi yang baik tentu saja komunikasi dengan berhadapan langsung, tetapi jika secara kondisi tidak memungkinkan misalnya lokasi berjauhan hendaknya kita sampaikan lewat telepon dahulu, baru kemudian diingatkan dalam bentuk tertulis (email). Dengan begini, adanya kesalahan komunikasi dapat dikurangi.

4. Tunjuk ketua tim dan peran serta masing-masing anggota tim

Jangan lupa, tunjuk ketua/leader tim yang tugasnya sebagai penanggung jawab tim tersebut. Hendaknya ketua/leader di dukung oleh seluruh anggota tim. Dalam konteks pekerjaan, biasanya ketua/leader adalah pihak yang bertanggung jawab langsung kenapa tim ini dibentuk. Misalnya sewaktu ane bikin kepanitiaan untuk acara Microsoft, tentu saja ane adalah ketua/leader karena acara tersebut adalah program kerja ane. Jadi ane memiliki kepentingan untuk menyukseskan acara tersebut.

Jangan lupa masing-masing anggota tim juga memiliki peranan masing-masing. Misalnya dalam kepanitiaan acara, berarti akan ada anggota tim yang bertanggung jawab untuk : pendanaan/sponsorship, acara, dan lain sebagainya. Untuk bagian-bagian tertentu yang perlu lebih dari 1 (satu) orang anggota tim, tetap harus ditunjuk koordinator masing-masing bagian sehingga koordinasi dapat berjalan dengan baik.

Ketika bekerja dalam tim, kita juga harus pinter-pinter buat ngambil inisiatif sesuai peran dan tanggung jawab kita. Kita harus proaktif. Kadang ada orang yang malu ngomong usul karena takut dibilang usulnya bodoh. Yang penting kita gak boleh takut ngasih usul atau gengsi buat diskusi ke sesama anggota tim. Tim yang bagus adalah tim yang menampung semua usul anggotanya, usul yang mungkin terdengar gak biasa bisa jadi penyelamat tim. Kalau ada yang enggak beres, ya diomongin aja. Kontribusi kita dalam tim sangat berharga dan jadi penentu keberhasilan tim kita nantinya.

5. Bikin kesepakatan dengan semua anggota tim mengenai aturan main tim.

Sumber: http://www.megahowto.com/wp-content/...er-at-Work.jpg

Sumber: http://www.megahowto.com/wp-content/…er-at-Work.jpg

Maksudnya menyepakati hal-hal yang memerlukan komitmen bersama. Antara lain, bagaimana jika perlu mengambil keputusan jika tidak semua anggota tim hadir di meeting, bagaimana bentuk pertemuan secara rutin yang perlu disepakati bersama, bagaimana jika ada meeting dan anggota tim pada telat apakah perlu diberlakukan punishment dan lain sebagainya. Kenapa hal ini penting ? supaya tim bisa bekerja secara efektif dan produktif. Sebagai contoh, sering kali kita sepakat meeting mulai jam 10, alhasil para anggota tim sering kali telat dengan alasan apapun. Bagaimana cara menyiasati hal seperti ini ? kalau menurut ane, tergantung lingkungan bekerja. Sewaktu ane masih di Microsoft, kita memberlakukan sistem denda buat anggota tim yang telat dateng meeting. Tapi di kantor ane yang sekarang ane ga bisa pake cara keras begitu jadi yang ada kita memberikan contoh yang baik kalau ane dateng selalu lebih cepet, dan minta bantuan sekretaris buat mengingatkan peserta meeting supaya segera dateng ke tempat meeting.
6. Bikin pertemuan formal dan informal secara rutin

Pertemuan atau meeting yang sifatnya formal dan informal itu penting, tujuannya untuk melakukan review apakah selama ini masing-masing anggota tim sudah bekerja dengan baik atau belum. Selain itu melaui pertemuan formal dapat diketahui progress dari masing-masing anggota tim dan ini yang paling penting, jika ada anggota tim yang kesulitan maka ketua dan anggota tim lain bisa segera membantu mencari solusinya.

Pertemuan yang bersifat informal juga sebisa mungkin dilakukan, tujuannya untuk mendekatkan diri terhadap anggota tim yang lain. Pertemuan informal biasanya lebih efektif apalagi kalau agan misalnya lagi berusaha meyakinkan anggota tim lain supaya bisa mendukung ide agan. Pertemuan informal ini bentuknya simple aja misalnya kumpul bareng diluar jam kerja, misalnya makan siang bareng atau ngopi bareng. Hanya dalam pertemuan yang bersifat informal biasanya anggota tim akan lebih terbuka. Dengan begitu, anggota tim bisa lebih cepat belajar sifat masing-masing anggota di timnya dan alhasil tim bisa jadi lebih kompak dan solid.

7. Bikin Minutes of Meeting (MoM) pada setiap pertemuan.

Untuk pertemuan formal, salah satu anggota tim harus membuat Minutes of Meeting (MoM) yang berisi tentang hal-hal yang didiskusikan dan diputuskan dalam meeting. Selain itu MoM juga mencatat mengenai pending action beserta person in charge dan target waktu pelaksanaan masing-masing kegiatan. MoM sangat berguna sebagai reminder untuk suatu tim. Selain itu, untuk pertemuan berikutnya, MoM meeting sebelumnya dapat dijadikan sebagai acuan review hal-hal yang disepakati sebelumnya sekaligus memastikan progres sudah sampai mana.

MoM dikirim secara tertulis (by email) ke semua anggota tim baik yang hadir pertemuan atau pun tidak hadir setiap sehabis pertemuan. Biasanya sebelum MoM dikirimkan, yang menulis MoM akan meminta ketua tim untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu. Tapi untuk yang sudah biasa melakukan, MoM bisa langsung dikirimkan ke seluruh anggota tim. Jika ada hal yang disepakati belum di tulis ke dalam MoM, anggota tim bisa langsung mengingatkan secara tertulis sehingga semua anggota tim aware (tahu) terhadap poin tersebut.

8. Melakukan mediasi sesegera mungkin jika terjadi adu argumen atau konflik

Hal yang lumrah ketika bekerja dalam tim akan ada potensi terjadi adu argumen atau konflik. Sebenarnya perbedaan pendapat menurut ane itu sehat karena artinya anggota tim memiliki ide dan tidak segan untuk menyampaikan. Yang perlu dicermati adalah bagaimana ketua tim bisa melakukan mediasi jika terjadi adu argumen atau bahkan konflik. Ketua tim dapat memimpin jalannya diskusi dengan menanyakan pendapat dari masing-masing anggota tim mengenai opsi-opsi yang ada. Dari diskusi yang terjadi, ketua tim bisa menuliskan secara ringkas masing-masing kelebihan dan kelemahan opsi yang ada. Dari situ ketua tim dapat memimpin jalannya proses pengambilan keputusan.
Prinsip ane sih ketika mengambil keputusan sebisa mungkin menggunakan musyawarah untuk mufakat. Jangan lupa semua anggota tim ditanya pendapatnya. Jika terjadi deadlock atau macet, ketua tim bisa inisiatif untuk rehat sejenak, namun jika waktu sudah mendesak voting dapat dilakukan.

9. Beri pujian dan atau reward kepada anggota tim yang berprestasi

Jika kita sudah menyelesaikan kegiatan kita maka ketua tim dan juga anggota tim layak memberikan pujian kepada anggota tim lain yang berprestasi. Prestasi dalam hal ini tidak selalu harus mencapai sesuatu hal yang sangat besar tetapi bisa start dari yang simple. Misalnya mampu bekerja sama dengan baik atau selalu on-time (tepat waktu) datang ke meeting, menurut ane, merupakan hal yang patut untuk dicontoh. Ucapan terima kasih kepada anggota tim di depan seluruh anggota tim lainnya akan memberikan semangat tidak hanya untuk anggota tim tersebut tetapi juga kepada yang lain. Dengan harapan energi positif tersebut dapat menyebar kepada seluruh anggota tim.

10. Jangan kebanyakan teori, just do it aja 

Nah ini yang terakhir, gak usah kebanyakan mikir sewaktu kita bekerja dalam tim. Apakah kita sebagai ketua/leader ataupun kita sebagai anggota tim. Yang penting kita punya niatan baik terhadap sesama, mau untuk saling membantu dan fokus untuk mencapai tujuan bersama merupakan modal utama dari kerja sama tim yang efektif.

“Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships.” –Michael Jordan

Sekian tips dari ane. Semoga bisa bermanfaat ya. Sampai ketemu di thread selanjutnya.

1 Comment

  1. Terima kasih atas tipnya mbak. Senang diblog mbak ada pembahasan semacam ini. Bisa bermanfaat bagi saya yang terus belajar di organisasi. Saya tunggu tulisan-tulisan terbarunya mbak

    Reply

Leave a Reply

%d bloggers like this: